Účinné od 20. 10. 2026
Tenhle dokument platí, jakmile jako autoservis vložíš do Servisníku údaje o svých zákaznících. V ten okamžik jsi správce jejich osobních údajů ty a Servisník je zpracovatel. Dokument odpovídá článku 28 nařízení GDPR a uzavírá se odsouhlasením při založení servisu.
| Předmět | vedení servisní evidence vozidel zákazníků správce |
|---|---|
| Doba | po dobu, co má správce v Servisníku účet |
| Povaha a účel | uložení, zobrazení, výpočty nad záznamy, upozornění na blížící se termíny, předání historie zákazníkovi |
| Kategorie údajů | jméno zákazníka, telefon, e-mail a poznámka, kterou k němu správce napíše; údaje o vozidle včetně SPZ a VIN; stav tachometru; servisní zakázky s cenou a popisem; nahrané doklady a fotografie |
| Kategorie subjektů | zákazníci správce, případně jejich zaměstnanci |
| Zvláštní kategorie | nezpracovávají se. Nevkládej do poznámek údaje o zdravotním stavu ani nic podobně citlivého. |
Každý servis vidí jen své zákazníky, svá vozidla a své zakázky. Zaměstnanec jednoho servisu se k datům jiného nedostane. Je to vynucené v aplikaci, ne jen slibem.
Správce dává obecný souhlas s tím, aby zpracovatel využíval další zpracovatele pro provoz služby. Aktuální seznam i to, co se jim předává, je v zásadách ochrany osobních údajů — jde především o hosting, úložiště záloh, odesílání e-mailů, hlášení chyb a službu rozpoznávající údaje z fotografií.
O záměru přidat nebo vyměnit dalšího zpracovatele dá zpracovatel vědět nejméně 30 dnů předem. Správce může do té doby vznést námitku; pokud na ní trvá, může smlouvu vypovědět a účet zrušit.
Pozor na vytěžování z fotek. Když vyfotíš fakturu zákazníka, odejde obrázek ke zpracování jazykovým modelem — může na něm být jméno i SPZ. Pokud tohle nechceš, zadávej zakázky ručně; žádná jiná funkce ti tím nezmizí.
Někteří další zpracovatelé sídlí mimo Evropskou unii. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, případně o rozhodnutí o odpovídající ochraně.
Když vozidlo předáš zákazníkovi, stává se on správcem svých údajů o tom vozidle a Servisník vůči němu vystupuje jako správce podle svých zásad. Ty si zachováš přístup k zakázkám, které jsi na tom vozidle udělal.
Předáním prohlašuješ, že k tomu máš od zákazníka svolení.
Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení jeho dat bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozví, včetně toho, co se stalo a co s tím dělá.
Správce má právo si ověřit, že se tohle dodržuje — dotazem, nebo kontrolou po předchozí domluvě v přiměřeném rozsahu a nejvýše jednou ročně, pokud nejde o reakci na incident.
Po zrušení účtu zpracovatel údaje smaže do 30 dnů, s výjimkou kopií v zálohách, které zanikají nejpozději do 12 měsíců. Před zrušením si můžeš data vyexportovat.
Za to, že má k údajům svých zákazníků právní titul a že je informoval o zpracování, odpovídá správce. Zpracovatel za to neodpovídá a nemůže to za něj posoudit.